Respuesta corta
Un presupuesto anual se arma en cuatro bloques: ventas proyectadas, costos variables, costos fijos e inversiones. Se abre por mes, se separa lo fijo de lo variable y se compara todos los meses contra lo que realmente pasó. Su valor no está en acertar el número, sino en tener un plan contra el cual medir los desvíos.
Los cuatro bloques
| Bloque | Qué incluye | De dónde sale |
|---|---|---|
| Ventas | Unidades y precios por línea o canal | Historia, cartera de clientes y plan comercial |
| Costos variables | Lo que se mueve con las ventas: materiales, comisiones, fletes | Costeo por producto o servicio |
| Costos fijos | Sueldos, alquileres, servicios, seguros, honorarios | Estructura actual más los cambios previstos |
| Inversiones | Equipamiento, sistemas, obras | Plan de la dirección |
Cómo se arma
Cerrar el año anterior: con los números reales, no con estimaciones.
Proyectar ventas: por línea y por mes, con estacionalidad.
Separar fijo de variable: es lo que después permite calcular el punto de equilibrio.
Cargar inversiones y financiamiento: con su impacto en la caja.
Definir el seguimiento: quién compara, con qué frecuencia y en qué reunión se revisa.
El seguimiento es lo que rinde
Un presupuesto sin seguimiento es un documento muerto. Cada mes se compara lo real contra lo presupuestado, se explican los desvíos mayores y se decide si se corrige el plan o la ejecución. Ese análisis es el que convierte la contabilidad en gestión, y es la base del trabajo de la dirección financiera externa.
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve un presupuesto anual en una PyME?
Para fijar un plan contra el cual comparar la realidad. Sin presupuesto, todos los meses se miran números sueltos; con presupuesto se miran desvíos, que es lo que permite corregir a tiempo.
¿Cómo se arma si la actividad es muy variable?
Se arma por escenarios: uno conservador, uno probable y uno optimista, con los costos fijos separados de los variables. Lo importante no es acertar, es saber qué pasa si las ventas caen un porcentaje determinado.
¿Cada cuánto se revisa?
El seguimiento es mensual y la revisión del plan, trimestral. En contextos de alta inflación conviene revisarlo con más frecuencia y trabajar también en unidades físicas, no sólo en pesos.